FIM Monitor
Monitorowanie i doskonalenie biznesu
Cele projektu
- Koordynacja celów pomiędzy poszczególnymi działami (Managerami) i zapewnienie racjonalności decyzji w ramach procesu zarządczego polegającego na definiowaniu celów, planowaniu i sterowaniu.
- Dbanie o spójność celów i planów poszczególnych Managerów, zapewnienie, że plany poszczególnych Działów składają się w jednolity całościowy plan dla całej Firmy.
- Zapewnienie Managerom spójnych i transparentnych informacji zarządczych o wynikach i odchyleniach od przyjętych planów.
- Wsparcie i motywowania Managerów, poprzez dostarczenia odpowiednich informacji zarządczych oraz obiektywną wiarygodną ocenę, w oparci o realne dane, a nie tylko intuicję.
- Dbanie o transparentność, obiektywność i spójność informacji zarządczych dostarczanych managerom do podejmowania decyzji strategicznych i operacyjnych.
Korzyści
- Zapewnienie, że wdrażane w Firmie zmiany mają charakter trwały, a nie krótkoterminowego zrywu, gdzie po chwilowej poprawie Firma wraca do starych niewłaściwych praktyk.
- Systematyczne ciągłe optymalizowanie i poprawianie wyników dzięki realnemu planowaniu (celów, projektów, efektywności procesów, …), stałemu pomiarowi wyników oraz motywowaniu managerów i koordynacji współdziałania Działów w realizacji spójnego planu dla Całej Firmy.
- Przewidywalność istnienia i rozwoju Firmy.
- System wczesnego ostrzegania, pozwalający podejmować działania zaradcze z wyprzedzeniem zanim zmaterializują się krytyczne ryzyka dla Firmy.
Produkty / rezultaty
- Ustawiony proces Monitorowania, dzięki któremu Firma będzie w sposób stały obserwować Swoje wyniki, przekładać je na prognozy, identyfikować zagrożenia i wdrażać przeciwdziałania.
- Wdrożone metody i narzędzia pozwalające planować i monitorować wykonanie zadań, rezultatów i ryzyka.
- Wprowadzone stałe spotkania monitorujące, motywujące managerów.
- Wykorzystywania systemu pomiaru i planowania, do obserwacji wyników i realizacji przez managerów ustalonych rezultatów, zadań, celów.
- Wprowadzenie systemowego zarządzania Przedsiębiorstwem.
Przebieg projektu
Monitorowanie jest wdrażane w sposób stopniowy, w miarę jak zaczynają działać poszczególne elementy systemu pomiaru wyników i planowania. Wymienione poniżej etapy odzwierciedlają poziomy monitorowania w zależności od gotowości (wdrożenia) systemu Controllingowego i nie muszą być wdrażane wg przedstawionej poniżej kolejności.
ETAP 1: Monitorowanie rentowności
Okresowe monitorowanie osiąganych wyników w ujęciu całej firmy oraz na poziomie poszczególnych kanałów dystrybucji, segmentów rynkowych, regionów, handlowców, grup produktowych oraz pojedynczych indeksów produktowych i klientów. Dzięki stałej analizie i kontroli rentowności w różnych wymiarach działalności Firmy będziemy w sposób systemowy zarządzać osiąganymi zyskami i stale podnosić wyniki.
ETAP 2: Monitorowanie przedsięwzięć
Jeżeli w Firmie nie ma kultury pracy projektowej, zorientowanej na jednoznaczne przydzielanie odpowiedzialności i dostarczanie rezultatów w konkretnych terminach i budżetach, to warto wdrożyć taką kulturę pracy zespołowej. Obligatoryjne planowanie przedsięwzięć i stałe okresowe monitorowanie terminowości i jakości dostarczanych rezultatów zapewni, że Organizacja będzie się rozwijać w sposób planowy i przewidywalny.
ETAP 3: Monitorowanie celów
Jeżeli w Firmie zostało wdrożone Zarządzanie przez Cele (MBO), wówczas koniecznym elementem tej metody jest stały pomiar mierników (KPI) wykonania celów i systemowe monitorowanie w celu motywowania managerów, identyfikowania ryzyk i przeciwdziałaniu z wyprzedzeniem niepowodzeniu realizacji celów.
ETAP 4: Monitorowanie strategii
W sytuacji, gdy w Firmie jest wypracowana strategia rozwoju, konieczne jest jej zwymiarowanie w taki sposób, aby można było realizować monitorowanie realizacji strategii. Do tego celu można wykorzystać metodę Monitorowania Przedsięwzięć dla planu inicjatyw mających charakter jednorazowy lub monitorowanie realizacji celów do kontroli przyjętych w strategii założeń odnośnie efektywności kluczowych procesów przedsiębiorstwa.
ETAP 5: Monitorowanie planów sprzedaży i budżetu
Jeżeli w Firmie wdrożono proces planowania i budżetowania, to dla zapewnienia realizacji przyjętych planów oraz minimalizacji odchyleń potrzebne jest uruchomienie systematycznego procesu monitorowania oraz prognozowania.
ETAP 6: Monitorowanie operacyjne
Monitorowanie operacyjne polega na stałym pomiarze efektywności, terminowości i jakości poszczególnych procesów, analizie wyników, identyfikowaniu ryzyk i prognoz, motywowaniu managerów odpowiedzialnych za procesy i wczesnym wdrażaniu działań zaradczych, gdy coś idzie nie tak. Monitorowaniu operacyjnemu warto poddać w pierwszej kolejności kluczowe procesy przedsiębiorstwa takie jak Sprzedaż, Produkcja, Logistyka.
ETAP 7: Monitorowanie Cash Flow
Monitorowanie cash flow, to kluczowy element zarządzania płynnością finansową przedsiębiorstwa. Do monitorowania płynności wykorzystywane jest prognostyczny model przepływów finansowych obrazujący poziom zapotrzebowania na gotówkę w poszczególnych tygodniach, dniach, miesiącach. Im Firma ma większe kłopoty finansowe tym z większą częstotliwością powinna prognozować cash flow. Monitorowanie Cash Flow pozwala również w sposób świadomy i optymalny zarządzać nadwyżkami finansowymi w czasie.
Opis usługi uwzględnia przykładowy jej przebieg. Szczegółowy zakres i przebieg usługi jest każdorazowo uzgadniany z Klientem.