FIM Optimum
Optymalizacja zarządzania organizacją
czas trwania projektu: 90 dni
Cele projektu
- Uporządkowanie struktury organizacyjnej i powiązań między działami pod kątem przejrzystości odpowiedzialności i decyzji.
- Uporządkowanie procesów produkcji i sprzedaży.
- Organizacja Systemu Informacji Zarządczej (SIM).
- Wprowadzenie zarządzania projektowego.
- Opracowanie systemu motywacyjnego.
Korzyści
- Oszczędność zasobów – podniesienie efektywności wykorzystania zasobów finansowych, ludzkich i rzeczowych przez zaangażowanie w projekty i działania realizujące kierunki rozwoju.
- Kontrola nad efektywnością zarządzania i procesów przebiegających w firmie.
- Optymalizacja (obniżenie) kosztów.
- Podniesienie kompetencji pracowników i usprawnienie współpracy działów firmy.
Produkty / rezultaty
- Struktura organizacyjna oraz opracowane zakresy odpowiedzialności kluczowych managerów.
- Mapy i opisy procesów sprzedaży i produkcji oraz wskazówki dotyczące restrukturyzacji tych procesów.
- System informacji Managerskiej wspierany odpowiednimi rozwiązaniami.
- System motywacyjny pracowników.
Przebieg projektu
Metodologia partycypacja polegająca na zaangażowaniu kluczowych pracowników w wypracowanie rozwiązań.
ETAP 1: Przygotowawczy
- analiza struktury organizacyjnej, zakresów obowiązków, procesów strategicznych, wywiady z kluczowymi pracownikami
- uzgodnienie zakresu danych wewnętrznych niezbędnych do realizacji projektu i opracowanie pakietu informacyjnego przez pracowników
ETAP 2: Mapowanie i opis kluczowych procesów produkcji i sprzedaży
- przegląd obecnie funkcjonujących w firmie procesów
- szkolenie uczestników projektu w zakresie inżynierii procesów
- prace w zespołach zadaniowych w celu przygotowania map procesów:
- „fotografia” obecnie realizowanych procesów
- analiza przebiegu procesów
- reengineering procesów (o ile zachodzi potrzeba)
- identyfikacja komunikacyjnych sprzężeń zwrotnych pomiędzy procesami
- przygotowanie opisów procesów zawierających:
- informacje wejścia i wyjścia
- realizowane czynności
- osoby odpowiedzialne
- formy dokumentów
ETAP 3: Przygotowanie koncepcji korekt lub reorganizacji struktury firmy
- przygotowanie koncepcji i konsultacje z zarządem
- opracowanie zakresu obowiązków i kompetencji
- opracowanie listy kluczowych decyzji podejmowanych na stanowiskach kierowniczych
ETAP 4: Opracowanie Systemu Informacji Managerskiej
- identyfikacja zakresu informacji wymaganej na określonych stanowiskach
- inwentaryzacja systemu IT pod kątem możliwości dostarczenia wymaganych informacji
- przygotowanie systemu finansowo księgowego i systemu IT do realizacji wymagań SIM
ETAP 5: Przygotowanie systemu motywacyjnego
ETAP 6: Projekty strategiczne
- warsztat strategiczny i szkolenie z zakresu zarządzania projektami w celu merytorycznego przygotowania zespołu
- identyfikacja kluczowych zasobów do realizacji strategii
- opracowanie projektów strategicznych oraz wprowadzenie narzędzia do zarządzania projektami
Opis usługi uwzględnia przykładowy jej przebieg. Szczegółowy zakres i przebieg usługi jest każdorazowo uzgadniany z Klientem.
Wprowadzenie jasnej i spójnej struktury współpracy działu produkcyjnego i działu sprzedażowego w przedsiębiorstwie to jeden z najważniejszych elementów, który wpływa znacznie na poprawę obiegu informacji i efektywność realizowanych procesów produkcyjnych. W jaki sposób zoptymalizować zarządzanie firmą i zapewnić jej wzrost wydajności?
Wyzwania związane z optymalizacją struktury przedsiębiorstwa produkcyjnego
Przedsiębiorstwa produkcyjne każdego dnia walczą o nowych klientów, zdobycie przewagi konkurencyjnej i lepsze wyniki finansowe. By jednak usprawnić ich działanie, nie wystarczy jedynie skupić się na samym procesie produkcyjnym – linii, systemie wsparcia produkcji i pracownikach odpowiedzialnych za ten element działania.
Jednym z największych wyzwań, dostrzegalnych z szerszej perspektywy jest prawidłowe optymalizacja zarządzania przedsiębiorstwa tak, by procesy nachodzące na różne działy były realizowane możliwie jak najbardziej efektywnie. To właśnie takie procesy generują największe ryzyka – spowolnienie czasu realizacji cyklu procesu, nadmierne koszty czy brak odpowiedzialności za podejmowane decyzje. Logistyka wewnętrzna w organizacji to klucz do tego, by cała infrastruktura, uwzględniająca nie tylko pracowników, ale też systemy informatyczne i procedury przechodziły płynnie z działu do działu, zapewniając optymalny czas wykonania pracy.
Dlaczego wdrożenie struktury procesu produkcyjnego i sprzedażowego jest tak istotne?
Wdrożenie jasnych reguł odpowiedzialności za proces, zasad wymiany informacji pomiędzy działami i przeorganizowanie procesów to klucz do zdobycia przewagi konkurencyjnej na rynku i skalowania swojej działalności.
W dobie rosnącej konkurencji na rynku lokalnym, ale też rynkach globalnych odpowiednie zoptymalizowanie logistyki wewnętrznej i struktury firmy jest fundamentem do dalszego rozwoju. Wiele firm poprzestaje na odrębnym usprawnianiu procesów produkcyjnych i procesów sprzedażowych, nie zwracając w ogóle uwagi na punkty styczne. A to właśnie one w dużej mierze odpowiadają za wydajność procesów produkcyjnych i sprzedażowych i za wzrost satysfakcji klienta z naszych działań.
W tym wszystkim istotni są również nasi pracownicy. Dlatego tak istotne jest, by przy okazji optymalizowania dwóch kluczowych z punktu widzenia przedsiębiorstwa produkcyjnego obszarów, zwrócić także uwagę na ich potrzeby. Zaangażowanie pracowników jest potrzebne nie tylko na etapie wdrażania usprawnień, ale także każdego dnia, podczas realizowania procesów biznesowych. Zaplanowanie odpowiedniego systemu motywacyjnego da nam szansę na uwolnienie potencjału pracowników i zwiększenie efektywności procesów realizowanych w strukturach firmy. Bez ich zaangażowania optymalizacja zarządzania nie będzie możliwa.
Optymalizacja struktury przedsiębiorstwa i przygotowanie systemu motywacyjnego – przebieg
Jak wygląda proces usprawniania logistyki wewnętrznej firmy w ramach optymalizacji procesów produkcyjnych i procesów sprzedażowych? Optymalizacja zarządzania rozpoczyna się od audytu mapy procesów. To punkt wyjścia, który pozwoli na ujawnienie wszelkich niedoskonałości, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka, a rzutują na zmniejszenie efektywności działań firmy.
Na podstawie wniosków i spostrzeżeń, eksperci wraz z przedstawicielami firmy przygotują koncepcję zmian, które mają na celu reorganizację struktury przedsiębiorstwa i zwiększenie odpowiedzialności poszczególnych działów i ich kierowników w zakresie podejmowania kluczowych decyzji.
Optymalizacja zarządzania to także uporządkowanie procesów międzydziałowych i weryfikacja ich pod kątem efektywności, użyteczności systemów informatycznych i zarządzania zasobami. Jako jeden z finalnych elementów procesu usprawnienia planujemy również system motywacyjny, który pozwoli na sprawne wdrożenie zmian i ich utrzymanie w długim okresie.
Proces optymalizowania struktury przedsiębiorstwa nie musi być realizowany na własną rękę. Warto zwrócić się do ekspertów FIM, którzy na podstawie potrzeb klienta i obecnej struktury przedsiębiorstwa zaproponują najlepsze rozwiązania, które pomogą w rozwoju biznesu.