22 lipca 2024 r.
Jak uniknąć katastrofy przy wdrażaniu systemów ERP w firmie?
Wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) to jedno z najbardziej złożonych i ryzykownych przedsięwzięć, jakie może podjąć firma. Statystyki są nieubłagane – według raportu z witryny Gitnux, aż 50-75% projektów wdrożenia ERP kończy się niepowodzeniem. Na stronie Zipdo możemy znaleźć dodatkowe dane, które wskazują, że aż 55% projektów ERP przekracza budżet, a 61% z nich przekracza zakładane ramy czasowe. Wdrożenie systemu ERP w firmie jest więc skomplikowanym procesem, który niesie ze sobą ryzyko niepowodzenia. W świetle tych statystyk warto zastanowić się, jak można uniknąć katastrofy przy wdrażaniu systemów ERP w firmie? Aby uniknąć katastrofy przy wdrażaniu systemów ERP, kluczowe jest zrozumienie przyczyn nieudanych prób wdrożeń oraz stosowanie odpowiednich strategii zarządzania projektem. W kolejnych sekcjach artykułu omówimy organizacyjne, a nie techniczne przyczyny niepowodzeń oraz przedstawimy konkretne rozwiązania, które pozwolą uniknąć katastrofy podczas wdrażania systemów ERP w firmie.
Nieudana próba wdrożenia systemu ERP — organizacyjne, a nie techniczne przyczyny niepowodzeń
Analizy przypadków nieudanych wdrożeń systemów ERP wykazują, że przyczyny niepowodzeń często mają podłoże organizacyjne, a nie techniczne. Wśród najczęstszych przyczyn nieudanych wdrożeń ERP można wymienić błędy zarządcze, brak odpowiedniego przygotowania do wdrożenia systemu oraz niezrozumienie złożoności systemu ERP. W kolejnych punktach omówimy te przyczyny oraz przedstawimy konkretne rozwiązania, które pozwolą uniknąć porażki wdrożenia ERP. Zbyt często przedsiębiorstwa koncentrują się na aspektach technicznych wdrożenia, zapominając, że sukces zależy głównie od skutecznego zarządzania zmianą wewnątrz firmy.
Złożoność systemów ERP
Złożoność wdrożenia systemu ERP wynika z faktu, że systemy te integrują wiele funkcji biznesowych, procesów oraz danych w jednym miejscu. Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP w organizacji wymaga zrozumienia tej złożoności oraz wprowadzenia zmian w procesach biznesowych, strukturze organizacyjnej i kulturze firmy. Kluczowe znaczenie ma również odpowiednie szkolenie pracowników, które pozwoli im efektywnie korzystać z nowego systemu informatycznego ERP.
W firmach często brak jest osoby, która rozumie całą złożoność ERP, istniejące w nim powiązania i zależności. To sprawia, że decyzje dotyczące wdrożenia są podejmowane w oderwaniu od rzeczywistości operacyjnej firmy. Właściwe zrozumienie, jak poszczególne moduły ERP współdziałają i wpływają na procesy biznesowe, jest kluczowe dla sukcesu projektu.
Analiza przedwdrożeniowa – brak jednoznacznych celów biznesowych
Częstym błędem jest brak jednoznacznych celów biznesowych wdrożenia. Zbyt często wdrożenie ERP to zbiór luźnych, niepowiązanych ze sobą bieżących problemów, które firma ma nadzieję rozwiązać dzięki nowemu systemowi. Bez jasno określonych celów, nie ma możliwości mierzenia sukcesu projektu, a tym samym brakuje odpowiedzialnych za efekty wdrożenia. W rezultacie nikt nie policzył zwrotu z inwestycji (ROI). Dlatego przed wdrożeniem systemu ERP warto dokładnie określić cele wdrożenia oraz opracować strategię ich realizacji.
Świadomość korzyści z wdrożenia
Ważnym czynnikiem wpływającym na sukces wdrożenia jest świadomość korzyści płynących z jego zastosowania. Pracownicy, którzy rozumieją, jak system ERP może usprawnić ich pracę oraz przyczynić się do rozwoju firmy, są bardziej zaangażowani w proces wdrożenia. Dlatego warto zadbać o komunikację z pracownikami oraz przekazywanie im informacji na temat korzyści wynikających z wdrożenia systemu ERP.
Brak świadomości, gdzie są wymierne korzyści z wdrożenia i jak policzyć zwrot z inwestycji (ROI), prowadzi do problemów. Firmy muszą wiedzieć, jak zarobić na wdrożeniu ERP – czy to poprzez automatyzację procesów, poprawę efektywności, redukcję kosztów, czy inne aspekty. Bez tej wiedzy, trudno jest uzasadnić koszty projektu i oczekiwać pozytywnego wyniku finansowego.
Brak właścicieli procesów
Kolejnym istotnym problemem jest brak powołanych właścicieli procesów, odpowiedzialnych za dostarczenie określonych korzyści z wdrożenia. Bez jasno zdefiniowanych ról i odpowiedzialności, trudno jest oczekiwać, że projekt zakończy się sukcesem. Właściciele procesów powinni aktywnie uczestniczyć w projekcie, nadzorować postępy i dbać o realizację celów biznesowych.
Właściciele procesów są odpowiedzialni za ich optymalizację oraz dostosowanie do wymagań systemu ERP. Brak właścicieli procesów może prowadzić do niejasności w zakresie odpowiedzialności oraz braku koordynacji działań, co z kolei może skutkować niepowodzeniem wdrożenia systemu ERP.
Brak koncepcji zarządzania firmą
Firmy często nie mają jasnej koncepcji systemu zarządzania i zakresu danych niezbędnych do zasilenia systemu ERP. Bez tego, wdrożenie może stać się chaotyczne i nieefektywne. Kluczowe jest zrozumienie, jakie dane są potrzebne, jak będą wykorzystywane i jakie procesy biznesowe muszą być zintegrowane w systemie ERP.
Zarządzanie projektem przez dostawcę
Zwykle to dostawca zarządza klientem, a nie klient dostawcą – przynajmniej w początkowej fazie. To błąd, ponieważ to klient powinien mieć kontrolę nad projektem i podejmować kluczowe decyzje. Bez silnego, zdeterminowanego kierownika projektu po stronie klienta, istnieje duże ryzyko, że projekt będzie się rozwijał w sposób niekontrolowany. Dostawca powinien być zaangażowany w proces wdrożenia oraz wspierać firmę na każdym etapie realizacji projektu. Współpraca z dostawcą systemu ERP powinna opierać się na jasnych zasadach oraz regularnej komunikacji.
Organizacja projektu i zarządzanie zespołem
Brak dobrze zorganizowanej struktury projektu i konsekwentnego zarządzania to kolejne przyczyny niepowodzeń. Projekt ERP wymaga zaangażowania jednego połączonego zespołu pracowników klienta i konsultantów dostawcy. Współpraca i komunikacja są kluczowe dla sukcesu projektu.
Nieudane wróżenia ERP — jak uniknąć katastrofy?
Aby uniknąć katastrofy przy wdrażaniu systemów ERP, firmy powinny skoncentrować się na następujących aspektach:
- Zdefiniowanie jednoznacznych celów biznesowych – jasno określ, co chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu ERP.
- Wyznaczenie właścicieli procesów – zapewnij, że każda część projektu ma dedykowaną osobę odpowiedzialną za jej sukces.
- Szkolenie i zrozumienie systemu – upewnij się, że kluczowi pracownicy rozumieją złożoność ERP i jego wpływ na firmę.
- Kontrola nad dostawcą – klient powinien mieć kontrolę nad projektem, a nie odwrotnie.
- Komunikacja i współpraca – stwórz jeden zespół, który będzie współpracować nad realizacją projektu.
Podsumowanie
W artykule omówiliśmy najważniejsze aspekty związane z unikaniem katastrofy przy wdrażaniu systemów ERP w firmie. Przedstawiliśmy przyczyny niepowodzeń wdrożeń, które często mają podłoże organizacyjne, a nie techniczne. Wskazaliśmy również praktyczne wskazówki, które pomogą uniknąć problemów związanych z wdrożeniem systemu ERP.
Wdrożenie systemu ERP to skomplikowany proces, który wymaga starannego planowania, zarządzania i zaangażowania całej organizacji. Koncentrując się na organizacyjnych aspektach projektu i unikając powyższych błędów, można znacząco zwiększyć szanse na sukces. Sprawne wdrożenie systemu ERP w organizacji jest możliwe, na samym początku najlepiej skorzystać z usług firmy konsultingowej, która przygotuje zespół zarządzający do skutecznego wdrożenia systemu ERP.